Больничные листы станут полностью электронными: как подготовиться

С 2022 года бумажные больничные полностью заменят на электронные. И только на основании ЭЛН будут выплачиваться пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам (Федеральный закон № 126-ФЗ от 30.04.2021).

Предоставить больничный лист в электронном виде можно и в 2021 году, но на добровольной основе. Разберёмся, к чему готовится тем, кто пока с такой процедурой вплотную не сталкивался.

В какой срок нужно передать сведения в ФСС

Для назначения и выплаты пособий работодатель должен предоставить сведения в ФСС. Сейчас этот срок составляет 5 дней с даты получения больничного листа. С 1 января 2022 года он сократится до трёх дней.

За что оштрафуют

Сведения в фонд нужно предоставить в полном объёме, и все они должны быть достоверными. В ФСС проверят информацию, в том числе, посредством системы вневедомственных запросов:

• В ФНС — для проверки сведений о зарплате сотрудника;
• В ПФР — для проверки СНИЛС и т.д.

Если работодатель не в полном объёме предоставит сведения, ФСС направит извещение. Предоставить недостающие документы следует в течение пяти дней с момента получения.

За нарушение сроков и передачу недостоверных данных предусмотрены санкции:

• не представлены документы для проверки — 200 руб. за каждый документ.
• предоставлены недостоверные сведения на выплату пособия, и в результате фонд переплатил деньги застрахованному лицу — 20% от суммы переплаты, но не меньше 1 000 рублей и не более 5 000 рублей.
• нарушены сроки передачи сведений для назначения выплат — 5 000 рублей.

Как перейти на ЭЛН работодателю

Перейти на электронные листы нетрудоспособности можно за шесть шагов.

• Заключите соглашение с ФСС.
• Зарегистрируйтесь в информационной системе электронных больничных.
• Получите электронную подпись (если её нет).
• Назначьте специалиста, ответственного за работу с электронными больничными листами. При необходимости проведите инструктаж и обучение.
• Определитесь, в какой бухгалтерской (кадровой) программе будет удобнее работать с ЭЛН. Можно воспользоваться сервисом «Социальный электронный документооборот», разработанным ФСС.
• Напомните о нововведениях сотрудникам посредством электронной рассылки, разместив информацию на сайте компании или лично под подпись.

Что нужно знать работникам

С 1 января 2022 года забюллетенивший сотрудник вместо бланка получит талон с номером документа. Его следует сообщить работодателю.

Этапы обработки электронного больничного и начисления пособия по нетрудоспособности можно в личном кабинете на сайте ФСС. Получить к нему можно зарегистрировавшись на сайте Госуслуг.

Напомним, по закону работодатель оплачивает первые три дня временной нетрудоспособности сотрудника (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности»). ФСС затем снижает сумму страховых взносов на размер этих выплат.

Как организовать документооборот в организации с учетом новаций законодательства, какие современные требования предъявляются к процедуре делопроизводства, расскажем на курсе повышения квалификации: «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».