Вход
Регистрация
Избранное (0)
Подпишитесь на рассылку

Электронная цифровая подпись (ЭЦП): как получить и использовать в ЭДО

15.11.2021

У электронного документооборота (ЭДО) множество плюсов. Он особенно удобен, когда организация работает с большим количеством контрагентов. Система электронного документооборота поможет:

  • быстро обменяться любыми документами (в том числе бухгалтерской «первичкой»;
  • сократит издержки на передачу документов и их обработку.

Кроме этого, многие организации обязаны предоставлять отчётность в электронном виде в контролирующие органы: ФНС, ФСС, ПФР и т.д.

Для работы с электронными документами необходима электронная подпись (ЭЦП). Правовое регулирование в данной сфере осуществляется на основе Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Какую ЭЦП выбрать

В России в электронном документообороте можно использовать три вида подписей: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную (таблица 1).

Таблица 1. Виды электронных подписей и особенности их использования

Вид подписи

Особенности

Где используется

Юридическая сила

Простая электронная подпись, или (ПЭП)


Создается средствами информационной системы, в которой ее используют, и подтверждает, что электронную подпись создал конкретный человек.

В её основе пары «логин-пароль» в личных кабинетах на сайтах и в электронной почте, коды доступа из СМС, коды на скретч-картах.

  • При банковских операциях.
  • Для аутентификации в информационных системах.
  • Для получения госуслуг.
  • Для заверения документов внутри корпоративного электронного документооборота (ЭДО).

ПЭП нельзя использовать в электронной системе, подписывать электронные документы, которые содержат гостайну.

ПЭП приравнивается к собственноручной в случаях:

  • если это регламентирует отдельный нормативно-правовой акт;
  • между участниками ЭДО заключено соглашение, где прописаны правила, по которым подписанта определяют по его простой электронной подписи и обязанности пользователя соблюдать конфиденциальность закрытой части ключа ПЭП (например, пароля в паре «логин-пароль» или СМС-кода, присланного на телефон).

Чтобы ПЭП в будущем имела юридическую силу, во многих информационных системах пользователь должен сначала подтвердить свою личность во время визита к оператору системы (например, Госуслуги).

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)


Создается с помощью программ криптошифрования с использованием закрытого ключа электронной подписи.

Такая подпись идентифицирует личность владельца, позволяет проверить, вносили ли в файл изменения после его отправки.

В удостоверяющем центре владелец получает два ключа электронной подписи: закрытый и открытый.

Закрытый ключ известен только владельцу. Он хранится на специальном ключевом носителе с пин-кодом или в компьютере пользователя. С его помощью владелец генерирует электронные подписи, которыми подписывает документы.

Открытый ключ электронной подписи доступен всем, с кем его обладатель ведет электронный документооборот.

Он связан с закрытым ключом и позволяет всем получателям подписанного документа проверить подлинность ЭП.

Принадлежность открытого ключа владельцу закрытого ключа прописывается в сертификате электронной подписи.

Сертификат также выдается удостоверяющим центром. Но при использовании НЭП сертификат можно не создавать.

Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» требования к структуре неквалифицированного сертификата не установлены.

Дает возможность вести электронный документооборот.

Она может применяться:

  • для подписания внутренних документов предприятия, договоров, приказов, платежных поручений, др.;
  • для подписания договоров и других документов между двумя контрагентами;
  • для работы в других сервисах, например, в кабинете налогоплательщика ФНС (только для физических лиц);
  • при сотрудничестве с физическими лицами;
  • в арбитражном суде;
  • для участия в электронных торгах.

Не распространяется на подачу отчетности в налоговую службу юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.



Чтобы электронные документы, заверенные НЭП, считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью, участникам ЭДО нужно соблюдать дополнительные условия: заключить между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.


Квалифицированная электронная подпись или (КЭП)


Соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам

Создается с помощью криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей.

Обязательно имеет квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде, структура которого определена приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011.

Программное обеспечение для работы с КЭП сертифицировано ФСБ России.

КЭП выдаёт только удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи России.

Нужна для:

  • Взаимодействия с государственными информационными системами:
    • СМЭВ;
    • Росреестр;
    • Росаккредитация;
    • ЕИАС ФСТ;
    • ГИС ГМП;
    • ФТС;
    • АИС;
    • ГИС ЖКХ;
    • Госуслуги;
    • Главгосэкспертиза.
  • Внешнего и внутреннего электронного документооборота;
  • Участия в электронных торгах заказчиков и поставщиков (в торгах по реализации имущества банкротов, закупках по 223-ФЗ в качестве заказчика и поставщика, в торгах коммерческих компаний).

Придает документам юридическую силу без дополнительных условий.

Если организация ведёт электронный документооборот, подписывая документы КЭП, их юридическая сила признается автоматически согласно федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи».


Участники электронного документооборота могут использовать любой вид подписи, если иные условия не предусмотрены действующим законодательством.

В организации КЭП выпускается на ответственного сотрудника, наделённого полномочиями подписывать электронную отчётность компании.

Интересный факт! Многие пользователи используют термины «цифровая» и «электронная» подпись как синонимы. Однако это не совсем так.

Электронная подпись — обобщающее определение. Любая цифровая подпись является электронной, но не любая электронная подпись будет цифровой.

Цифровая подпись всегда создаётся с помощью криптографических технологий. После подписания цифровой подписью с закрытым ключом подписавшего, содержание документа объединяется с личностью подписавшего лица. Образуется уникальный цифровой отпечаток, который гарантирует:

  • аутентификацию — личность подписавшего документ лица публично подтверждена центром сертификации;
  • целостность — содержимое документа при размещении такой подписи будет заблокировано и после подписания изменить его не получится;
  • неотрекаемость — подписавшая сторона не сможет правдоподобно отрицать факт подписания документа.

Как организовать электронный документооборот

Вопросы, связанные с подписью, отправкой документов контрагентам, приёмкой и проверкой подписей на входящих документов можно решить с помощью сервисов межкорпоративного обмена под управлением операторов ЭДО. Для этого нужно убедиться в наличии у оператора соответствующей лицензии и возможностью интегрировать сервис ЭДО с вашими корпоративными информационными системами.

Хранение и обеспечение юридической значимости документов в процессе архивного хранения можно использовать обладающие необходимым функционалом системы электронного документооборота. Для удобства приёма-передачи необходимых данных их можно интегрировать с учётной системой, если документы создаются и обрабатываются в ней.

Как придать электронному документу юридическую силу

На электронные документы распространяются те же правила, что и на бумажные. Чтобы документ возымел юридическую силу, он должен содержать ряд реквизитов:

  • наименование вида документа (за исключением писем);
  • номер;
  • наименование организации или имя автора документа;
  • дату;
  • место разработки, издания, принятия или подписания;
  • подпись.

Чтобы документ возымел юридическую силу, его нужно подкрепить квалифицированной электронной подписью, либо неквалифицированной и простой, но при условии, что между участниками электронного документооборота есть соответствующие договорённости, либо имеется нормативный акт, выпущенный Правительством РФ.

Если документ неформализованный, он становится легитимным после подписания КЭП. Формализованные документы приобретают легитимность, если он подписан КЭП, а налогоплательщик при этом присоединён к регламенту обмена.

В любом случае должна быть возможность удостоверить личность подписанта.

Как хранить электронные документы

Электронные документы можно хранить локально на серверах компании (в СЭД) или в облаке — на серверах специализированной компании.

Бухгалтерские документы необходимо хранить пять лет, при этом, сертификат электронной подписи действует один год. Но это не значит, что после истечения срока сертификата документ потеряет юридическую силу. Поскольку в момент подписания ставится штамп времени (аналог даты, подтверждающий, что на момент подписания сертификат был действительным).

Где получить КЭП в 2021 году

С 1 июля 2021 года ИП, юридические лица и нотариусы могут получить КЭП бесплатно в удостоверяющих центрах ФНС. На постоянной основе такой в порядок будет работать с 1 января 2022 года. Но для «бесшовного» перехода от платного варианта коммерческих аккредитованных удостоверяющих центров (АУЦ) к соответствующей безвозмездной государственной услуге, оказываемой АУЦ ФНС РФ, предусмотрен более ранний срок.

1-м января 2022 года ограничен срок действия квалифицированных сертификатов, выпущенными коммерческими АУЦ.

Получить КЭП в удостоверяющем центре ФНС можно лично, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, нотариусом или действуете без доверенности от имени организации. Но есть исключения.

1. КЭП кредитных организаций, операторов платежных систем, некредитных финансовых организаций и ИП можно получить в Удостоверяющем центре Центробанка РФ;

2. КЭП должностных лиц государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственному органу или органу местного самоуправления организации можно получить в Удостоверяющем центре Федерального Казначейства;

3. КЭП физлиц, в том числе, действующих от имени юридического лица по доверенности, можно получить в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах, прошедших аккредитацию в соответствии с новыми требованиями законодательства об электронной подписи.

Обратите внимание, что получить КЭП юрлица, ИП и нотариуса в удостоверяющем центре ФНС по доверенности не получится.

Рекомендуем

Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией. Курс в Москве + Онлайн-трансляция

В рамках курса слушатели получат комплексные знания об организации документооборота в организации с учетом новаций законодательства, узнают о современных требованиях ведения делопроизводства, получат практические рекомендации по вопросам управления документами, внедрению и оптимизации системы электронного документооборота.


К списку статей

Нравится
Комментарии 0Комментировать

Авторизоваться - для того, чтобы оставить комментарий.

Вам могут быть также интересны семинары: