Как компании перейти на ЭДО за 5 шагов

Система электронного документооборота (СЭД) может существенно сэкономить компании время и деньги. В этом её основное, но далеко не единственное преимущество перед стандартным документооборотом. О других плюсах ЭДО и алгоритме перехода — в нашем материале.

Зачем переходить на электронный документооборот

Направить контрагенту договор и подписать акт, подать бухгалтерскую отчётность в ФСН, можно за считаные секунды. С ЭДО гораздо меньше времени будет уходить на многие офисные операции.

Электронный документооборот — это не только удобство, для некоторых операций электронный формат предусмотрен законодательно.

В электронном формате необходимо сдавать:

• статистическую отчётность (всем организациям и ИП, кроме субъектов МСП);
• бухгалтерскую отчётность;
• декларации по НДС (в том числе уточнённые декларации);
• 2-НДФЛ и 6-НДФЛ (при численности штата более 10 человек);
• декларацию по налогу на прибыль, УСН, ЕСХН и другим налогам (все налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых составляет 100 и более человек);
• отчетность в ПФР и ФСС (при численности сотрудников от 25 человек).

Также ЭДО необходим на всех этапах госзакупок, при работе с прослеживаемой продукцией и товарами, подлежащими маркировке.

Второе важное преимущество — экономия. ЭДО не требует закупки бумаги, избавляет от почтовых расходов, хранить цифровые документы в архиве также можно бесплатно.

Как перейти на ЭДО

Процесс перехода можно разделить на пять шагов.

Шаг 1. Разработайте положение об ЭДО и внесите изменения в учётную политику компании

Положение об ЭДО — это документ, который регламентирует все процессы работы с документами. Кроме этого, он послужит инструкцией для персонала компании. В документ можно включить следующие ключевые моменты:

• общие положения;
• термины и определения;
• общие сведения о системе;
• порядок доступа к системе;
• порядок применения системы;
• правила работы с документами;
• контроль исполнения документов.

Конкретных требований к оформлению положения законодательством не предусмотрено. Участники процесса могут согласовать все условия сами. Пункты положения компания также может определить самостоятельно. Главное — прописать объект соглашения, условия, договорённости и указать реквизиты участников.

Шаг 2. Постройте схему электронного документооборота

Проанализируйте порядок работы с документами, который действует в компании. Его можно взять за основу при построении схемы движения электронных документов. Действуйте по алгоритму:

• проследите цепочки движения документов, этапы их согласования и т.п.;
• посчитайте, сколько сотрудников необходимо для работы с документами;
• назначьте ответственных за подписание и отправку документов;
• определите порядок передачи контролирующим органам информации, сведений, пояснений при проверках и т.д.

Шаг 3. Выберите систему (сервис) для организации ЭДО

С электронными документами можно работать посредством локального ПО или онлайн-сервисов.

В первом случае потребуется приобрести сервис и интегрировать его с учётной системой. Сервис ЭДО автоматизирует работу с документами и позволит работать одновременно с внутренними и внешними пользователями. ПО нужно установить и настроить на рабочих местах. Также потребуется обучить сотрудников. С помощью локального ПО вы сможете:

• контролировать сроки передачи документов;
• планировать, ставить задачи и контролировать их выполнение;
• предоставить удалённый доступ к электронным файлам нескольким пользователям.

Система также способна распознавать бумажные версии документов. Однако нужно учитывать затратность такого варианта. Он больше подойдёт для крупных компаний с большим числом контрагентов и партнёров.

В остальных случаях можно воспользоваться вариантом с онлайн-сервисом. В этом случае вам достаточно завести личный кабинет в онлайн-сервисе оператора документооборота и назначить ответственных сотрудников.

Шаг 4. Выберите оператора ЭДО

В реестре ФНС более 70 компаний, занимающихся обеспечением ЭДО. При выборе оператора ориентируйтесь на запросы компании и конкретные предложения поставщиков услуги. Особое внимание нужно уделить:

Уровню защиты. Она должна обеспечиваться на всех этапах — при доступе к документам, при обмене данными и в процессе хранения электронных файлов.

Интерфейсу. Оцените, насколько вам удобно пользоваться сервисом.

Функционалу. Уточните, какие услуги входят в подписку, а какие считаются дополнительными — за отдельную плату.

Техподдержке. Узнайте, на какие услуги в плане технической поддержки вы сможете рассчитывать, как быстро оператор отвечает на запросы и в каком режиме. Оптимальным вариантом будет круглосуточная поддержка.

Шаг 5. Заведите электронную подпись

Электронная подпись содержит информацию о том, кто и когда подписал электронный документ, а главное, есть ли у подписавшего на это полномочия. Без электронной подписи работать с электронными документами не получится.

Электронная подпись бывает нескольких видов:

• простая ЭП;
• усиленная неквалифицированная ЭП;
• усиленная квалифицированная ЭП.

Наибольшим функционалом обладает усиленная квалифицированная электронная подпись. С ней вы сможете обращаться в госорганы, участвовать в госзакупках, вести юридически значимый документооборот и т.д.

О нормативно-правовом и методическом обеспечении создания и эксплуатации систем электронного документооборота (СЭД), организации документооборота в организации с учетом новаций законодательства, о современных требованиях ведения делопроизводства вы можете узнать на курсе повышения квалификации: «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».