Бесплатный звонок
по всей России
8800 234 5522
Как оптимизировать документооборот с помощью СЭД?28.08.2020 Крупные компании стараются всё реже использовать бумажные носители информации и переходят на системы электронного документооборота (СЭД). Это один из методов оптимизации документооборота. Эксперты отмечают, что для управляющего документацией метод электронного документооборота (ЭДО) эффективный, быстрый и удобный. Практика показывает, что чем больше сотрудников будет вовлечено в ЭДО, тем больше будет экономический эффект. Показатели эффективности проявляются в следующем:
Чтобы ввести систему электронного документооборота в компании, необходимо сформировать полное представление о стандарте и об информационной системе нового поколения. В чём особенности и преимущества ЭДО?По своей сущности ЭДО — это отдел IT-инфраструктуры, управляющий документацией компании. Основной единицей системы является электронный документ — файл. Заверенный электронной подписью, он приобретает юридическую значимость. ЭДО происходит с помощью оператора, который включен в сеть доверия налоговых органов. Компания направляет нужный файл адресату, и уже через несколько секунд получатель находит его на своем компьютере. В процессе пересылки автоматически проверяется легитимность подписи и соответствие формата отсылаемого файла требованиям законодательства. Электронный документооборот имеет минимум девять преимуществ по сравнению с бумажным:
Что нужно знать о видах электронного делопроизводства?Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности:
Любой частный документооборот при необходимости можно автоматизировать. Для каждого структурного подразделения потребуется разработать собственную систему оборота документов. Специалист, управляющий документацией по общему руководству, получит в пользование систему, которая упростит сбор и поиск информации, сформирует подборку материала по нужным параметрам. Как перейти на СЭД?Системы СЭД выпускают с различным функционалом. Evfrat — позволяет автоматизировать регистрацию, выполнить точный и быстрый поиск, является отдельным почтовым клиентом. В DocsVision — к основным функциям добавлена возможность управлять большими информационными потоками, взаимодействовать с другими системами. DIRECTUM — обладает дополнительными возможностями по вводу сведений с цифровых носителей, факсов, сканеров. Дело — имеет режим электронно-бумажной работы, разграничивает права на доступ, функции согласования. После выбора и приобретения системы необходимо пройти процесс внедрения. Он состоит из нескольких этапов:
Для всех этапов необходимо разработать максимально понятные инструкции. Оптимизировать документооборот можно силами специалистов компании. Но будьте готовы к большим финансовым и временным затратам. Альтернативный вариант — привлечь специалистов профильной компании и получить проект под ключ с гарантией и в сжатые сроки. РекомендуемУправляющий документацией. Методы оптимизации документооборота. Курс в Москве + Онлайн-трансляция В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административно-хозяйственного обслуживания организации и вопросам администрирования работы с позиции руководителя секретариата. Комментарии 0Комментировать
Авторизоваться - для того, чтобы оставить комментарий. Вам могут быть также интересны семинары:
|
Новые статьи Категории статей |
Наши услуги |
Обучение по темам |
Компания |
Услуги: Аудит, бухучет, консалтинг. Обучение: семинары, тренинги, курсы, повышение квалификации. ©2003-2020 ФинКонт. Все права защищены. Информация на сайте ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями ч. 2 ст. 437 ГК РФ |
Присоединяйтесь к нам в соцсетях ![]() ![]() |