Каждый руководитель мечтает, чтобы сотрудники использовали рабочее время целенаправленно и бережно. Как известно, время — деньги. Сэкономить их помогает система бережливого производства (офиса).

Такая система используется на многих производственных предприятиях.

Инструменты по внедрению бережливого производства в офисах применяют по такому же алгоритму, но с некоторой спецификой.

Как внедрить систему бережливого офиса в три этапа

Идеей бережливого офиса нужно заинтересовать всех сотрудников компании. Две распространённые ошибки:

нововведение насаждается руководством принудительно;
инициативная группа подает предложение, а руководство заинтересовано в изменениях лишь формально.

Из-за них благие намерения терпят фиаско. Система бережливого офиса будет жизнеспособной при общей заинтересованности, совместном обсуждении всех проблем и определении первоочередных целей.

На втором этапе вводятся инструменты lean. Они предполагают научный подход к созданию улучшений, устранению потерь, сокращению времени выполнения, повышению производительности и улучшению денежного потока.
Сущность третьего этапа заключается в непрерывном совершенствовании организации.

Персонал необходимо поощрять за шаги и инициативы в пользу бережливого офиса.

Будьте готовы к тому, что те сотрудники, которые быстро адаптируются к переменам, нововведение примут сразу. Однако будут и такие, которые станут сопротивляться всему новому, цепляясь за старые принципы. Проявите терпение — преимущества новой концепции обязательно оценят по достоинству, если каждый день делать небольшие, но неторопливые шаги.

Какие инструменты бережливого офиса можно применить

В сфере услуг, как и на производстве, существуют потери. Проявляются они в виде нецелесообразного использования рабочего времени, выполнения работы без которой можно обойтись, лишних перемещениях и излишних запасах, ожиданиях, браке. Чтобы избавиться от таких потерь, нужно вооружиться основными инструментами бережливого офиса (Таблица 1).

Таблица 1. Инструменты бережливого офиса.

Инструмент	Характеристики
Система 5S	Этот инструмент рациональности рабочего места. Порядок на рабочем месте и в офисе — это всегда быстрый доступ к нужным канцелярским предметам, архивным папкам, документам и пр. Также стоит своевременно избавляться от сломанной или устаревшей техники, ненужных канцтоваров, старых версий документов, лишних файлов в системе.
Расчёт времени такта	Определяет оперативность, которая необходима персоналу, чтобы работать в одном темпе с потребителями. Рассчитывают показатель индивидуально, по специальной формуле. Учитывать можно время для подачи коммерческого предложения, время для составления счёта и т.д.
Питч	Определяет количество времени такта на выполнение допустимого объема работ. К примеру, питч при объеме работы 30 листов и такте 8 минут будет равняться 240 минутам.
Стандартизация рабочего места	Максимальное удобство, организованное для каждого сотрудника, является важным условием для деятельности.
Выравнивание рабочей нагрузки	Действие инструмента, направленное на выравнивание рабочей нагрузки, позволяет перераспределить загруженность между работниками компании.
Карта потока создания ценностей	Инструмент представляет условные данные по проведенному анализу потерь и планированию изменений, а также по обучению нового персонала и нейтрализации конфликтных ситуаций.
Короткие организационные совещания	Бережливый офис требует проведения коротких организационных совещаний. На планерках концентрируются на предстоящих делах, признают достижения и результаты сотрудников.
Система документооборота	Исходя их специфики деятельности предприятия, определяется форма и система документооборота, формируется путь движения документов внутри организации с обязательным ознакомлением всего персонала.
Канбан	Это система карточек, которая позволяет выполнять задачи точно в срок. Задачи делятся на те, которые нужно сделать, задачи в работе и выполненные задания. Отличительная черта этой системы — борьба с многозадачностью. При выполнении нескольких дел страдает качество, теряются впустую силы и энергия. Канбан позволяет разрешить проблему многозадачности и научиться концентрироваться на выполнении одного конкретного дела.

Какая роль в бережливом офисе отводится специалисту АХО

Систему бережливого офиса необходимо поддерживать. Для этого нужно:

закупать и бесперебойно обеспечивать сотрудников всем необходимым для работы: канцелярскими принадлежностями, мебелью, оргтехникой, компьютерными программами;
контролировать состояние рабочих помещений, своевременно устранять неполадки;
устранять поломки оборудования, поддерживать в надлежащем состоянии офис;
организовать комфортные условия для отдыха сотрудников в течение рабочего дня.

Всё это функции административно-хозяйственного отдела (АХО).

Обычно в подразделении АХО трудится целая команда сотрудников: руководитель АХО, инженеры по техническому оборудованию, экономисты, уборщики помещений, охранники, водители, экспедиторы, гардеробщики, курьеры. Штатная численность отдела зависит от размера компании (по нормативам на 100 сотрудников, должно приходиться 15 специалистов АХО).

В небольшой компании работу можно поручить отдельному специалисту. Однако в процесс поддержания бережливого офиса должен быть вовлечен не только руководитель АХО, но и другие управленцы.

Слушатели курса получат полное представление по принципам управления компанией, подробно разберут на практических примерах особенности организации АХО-подразделений, условия оплаты персонала АХО и оценки эффективности их работы.

АХО. Секретариат и делопроизводство

К списку статей