Вход
Регистрация
Избранное (0)
Подпишитесь на рассылку

Как вести деловую переписку: ключевые правила

03.08.2022

Ведение деловой переписки — целое искусство, разбавленное порцией юридических норм и госстандартов. Важно ничего не напутать, тогда и руководство, и адресат будут довольны и, с правовой точки зрения, будет не к чему придраться. Как всё запомнить? Очень просто! Воспользуйтесь нашей памяткой.

Виды и примеры деловой переписки

Деловую переписку можно классифицировать по ряду признаков (таблица 1).

Таблица 1. Классификация деловой переписки и корреспонденции

Признак деловой корреспонденции

Особенности классификации

Территориальный

Переписка внутри страны и международные письма.

Тематический

Письма могут быть информационными, распорядительными, содержать информацию по договорным, правовым, финансовым и материально-техническим вопросам.

Статус отправителя и получателя

Физлицо или организация.

Область применения

Переписка может быть управленческой, коммерческой, производственной или личной.

Роль в информационном обмене

Письмо может быть инициативным или написанным в ответ на инициативное обращение.

Иерархия

Письма из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций.

Характер воздействия на адресата

Деловая и этикетная переписка.

Способ доставки

Электронная почта, почтовая связь, курьерская и фельдъегерская доставка, факс, телетайп.

Также деловую переписку можно классифицировать по назначению (таблица 2).

Таблица 2. Назначение деловой переписки

Вид переписки

Особенности

Пример

Информационное письмо

Содержит сведения официального характера.

Разъяснения положений законодательных актов, рекомендации по их практическому применению.

Письмо-извещение (приглашение)

Содержит информацию о проведении различных публичных мероприятий и условия участия в них.

Приглашение на пресс-конференцию.

Письмо-сообщение

Содержит информацию, содержащую, по мнению автора, интерес для адресата.

Сообщения о возможности приёма на стажировку, об удовлетворении просьбы, о временной приостановке деятельности компании.

Письмо-напоминание

Содержит повторно отправляемую информацию.

Напоминание о предстоящем платеже, истечении срока договора.

Этикетное письмо

Сдержат информацию, приуроченную к случаю.

Поздравительные, благодарственные письма, письмо с выражением извинений, соболезнований.

Рекламное письмо

Содержит рекламу продукции или услуг, которые, по мнению автора, могут заинтересовать получателя.

Информация о новых тарифах сотовых операторов, банковских продуктах, скидках на различные подписки.

Письма деловой переписки также могут содержать претензии, требования, условия, просьбы, подтверждения, предоставляющие гарантии обязательства.

Составляем деловое письмо: какими правилами руководствуется

При составлении делового письма придерживайтесь ряда правил — требований к бланкам, оформлению, подписи и печати.

Оформлять деловые документы следует в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Бланки должны содержать набор обязательных реквизитов:

  • логотип и полное наименование компании;
  • справочную информацию о компании, включая юридический адрес организации, адрес получателя, адрес электронной почты, контактные телефоны, дату и место составления
  • краткое содержание, включая заголовок письма, обращение к адресату, текстовую часть, подпись руководителя;
  • сведения об исполнителе;
  • отметки о прикреплённых копиях (приложениях) и об их количестве.

Если письмо составляется на деловом бланке, на нём может отсутствовать печать, заверяющая подпись руководителя.

Обратите внимание! Стандартные словесные обороты, канцеляризмы и штампы — не отсутствие фантазии и словарного запаса, а правила деловой переписки. В данном случае, повторение единообразных речевых средств позволяет чётче передать смысл и избежать двойственных толкований.

Особое внимание нужно уделить фактам. Любое высказанное в письме суждение или оценку нужно подтвердить достоверными примерами и ссылками.

Из чего состоит деловое письмо: структура

По структуре деловое письмо делится на обращение и текстовую часть.

Если письмо адресовано конкретному человеку, в обращении нужно указать его имя и отчество. Начать обращение можно со слов «Уважаемый», «Дорогой» и т.п. Если имя адресата неизвестно или их несколько, обращение нужно написать во множественном числе. Например, «Дорогие коллеги», «Уважаемые господа».

Текстовую часть делового письма нужно разделить на три логических блока Таблица 3.

Таблица 3. Структура текстовой части делового письма

Блок

Описание

Вступление

Даются все необходимые начальные сведения, обозначается причина и цели написания документа.

Основная часть

Отражается суть вопроса и требования (задачи) к адресату. Излагать суть вопроса следует последовательно и логически-обоснованно.

Приводятся рассуждения, объяснения и доказательства.

Заключение

Резюме вышесказанного в письме. Излагаются конкретные просьбы и требования, делаются выводы.

7 принципов делового письма

  1. Предложения в письме не должны быть длинными, а текст должен соответствовать установленным языковым нормам в отношении изложения мысли, лексики, грамматики и синтаксиса.
  2. Слова в тексте ставятся согласно прямому порядку:
    • подлежащее ставится непосредственно перед сказуемым,
    • определение — перед определяемым словом,
    • приложение — после управляющего слова.
  3. Если письмо не является распоряжением, глаголам в активной форме следует предпочесть глаголы в форме пассивной. Например, вместо «Правительство утверждает форму», нужно написать: «Форма утверждается Правительством».
  4. Слов и словосочетаний с ярко выраженной эмоциональной окраской следует избегать. Даже если документ относится к этикетным письмам, такие моменты лучше изложить «канцелярским» языком.
  5. Недопустимо употреблять уменьшительно-ласкательные суффиксы и междометия, способствующие выражению личностного отношения к написанному, использовать сленг, просторечные и образные выражения.
  6. Аббревиатуры и сокращения в тексте допускаются, но только если они являются общеизвестными и общеупотребительными.
  7. Если в письме необходимо применить узкоспециализированную терминологию, следует дать её толкование.

Как вести электронную деловую переписку

Деловое письмо, направляемое по электронной почте, по структуре и содержанию схоже с бумажным документом. Но ряд особенностей всё же имеется.

  1. Название корпоративного почтового ящика должно быть нейтральным, а лучше — содержать название организации.
  2. Важно указать тему письма. Это позволит быстрее его найти в почтовом ящике. Название должно быть кратким, ёмким и недвусмысленным, позволяющим однозначно идентифицировать письмо по запросу.
  3. Письмо должно легко читаться. Для этого текст нужно структурировать и отформатировать.
  4. Прикрепите к письму все необходимые приложения и ссылки, обозначив их интуитивно-понятными названиями.
  5. Подписывая письмо, укажите фамилию, имя, должность исполнителя и название компании.

Чтобы быстро восстановить суть обсуждаемого вопроса, сохраняйте историю переписки.

Рекомендуем

Ведение деловой переписки и подготовка служебной документации. Курс в Москве + Онлайн-трансляция

Участие в курсе позволит слушателям улучшить качество написания деловых писем, развить умение ясно, лаконично и структурированно излагать свои мысли в письменной форме, выстраивать позитивную коммуникацию, составлять и оформлять служебные документы с учетом требований законодательства. Полученные навыки помогут слушателям в подготовке официальных деловых писем, ответов на обращения, нормативных правовых актов, отчетов, докладов, электронных писем, деловых коммуникаций в мессенджерах.

К списку статей

Нравится
Комментарии 0Комментировать

Авторизоваться - для того, чтобы оставить комментарий.

Вам могут быть также интересны семинары: