Вход
Регистрация
Избранное (0)
Подпишитесь на рассылку

Профессиональный секретарь: как организовать документооборот в компании

09.06.2020

Какими знаниями должен обладать личный помощник руководителя, персональный ассистент или профессиональный секретарь? Прежде всего – это навыки и представления о базовых правилах документооборота в компании.

Стандарты оформления бумаг прописаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нём закреплены основные требования к оформлению бумажных и электронных документов. ГОСТ не обязателен для соблюдения в том случае, если правила ведения документооборота прописаны локальными актами компании.

Что нужно знать о документообороте

Каждый документооборот состоит из нескольких жизненных этапов. Их стоит запомнить:

  • Создание (поступление) документа;
  • Регистрация;
  • Отправка или передача по назначению;
  • Движение документа;
  • Исполнение (согласование, подпись и пр.);
  • Отправка в архив.

Задача секретаря или персонального ассистента – отследить, чтобы ни на одной из стадий не случалось задержек, иначе может произойти сбой во всей работе по документообороту. Стоит учитывать, что в организации может быть несколько видов делопроизводств. Рассмотрим основные из них (Таблица 1).

Таблица 1

Виды документооборота

По типу документов По характеру документов

Управленческий — все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения и пр.).

Финансовый — договоры, нормативно-правовые акты, корреспонденция, отчёты, счета и пр.

Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещения в компании.

Технический — вся техническая документация.

Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.

Бумажный — все документы в компании представлены только бумажном варианте.

Электронный — документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.

Смешанный — бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях.

Как наладить эффективный документооборот в компании: 3 правила

Отлаженный «как часы» документооборот поможет оптимизировать работу не только секретаря или персонального ассистента компании, но и других сотрудников. Следуйте трём правилам:

  1. Определите способ организации документооборота (электронный, бумажный или смешанный). Оптимальный вариант – организовать смешанный документооборот. Его использует большинство современных компаний, поскольку он позволяет систематизировать и упростить создание, поиск и хранение документов.
  2. Определитесь с формой организации. Здесь нужно решить, как вам будет удобнее хранить документы: централизованно – в одном отделе (секретариате или канцелярии), либо децентрализовано – в разных отделах и подразделениях организации).
  3. Определитесь со стандартами. Выберите, будете вы придерживаться ГОСТа или начнёте работать по внутренним регламентам.

Как организовать документооборот по ГОСТу:

К государственным стандартам составления документооборота стоит прибегнуть, если требуется составить документы в максимально понятной форме, предписаниям строго следуют партнёры и конкуренты, организации нужно поднять авторитет и выйти на новый уровень. Придерживайтесь следующих советов (Таблица 2).

Таблица 2

Основные требования к оформлению документов по ГОСТ

Шрифты Интервалы и отступы Выравнивание Реквизиты

Рекомендуется использовать бесплатные шрифты. В частности: Arial; Calibri; Times New Roman; Verdana.

Предпочтительный размер шрифта: от 12 до 14 мм.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения: заголовка, реквизитов; данных адресата.

Общий отступ для абзаца - 1, 25.

Соблюдение полей: 20 мм – верхнее и нижнее.

10 мм – правое.

20 мм – левое.

В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм.

Межбуквенный интервал – обычный.

Единичный пробел между словами.

Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов.

Межстрочный интервал – от 1 до 1,5.

Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал (+ дополнительный интервал, если документ содержит группу реквизитов).

Необходимо использовать выравнивание по ширине.

Если текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см.

Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см.

Логотип компании (товарный знак) – вверху по центру или слева.

Неофициальное название предприятия (если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами).

Название документа – вверху посередине листа.

Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа: наименование компании, адрес регистрации; ИНН; ОГРН; электронная почта, факс, иные контактные данные.

Датировать документ следует днём его подписания уполномоченным сотрудником в формате: число-месяц-год.

Обратите внимание, что на бумаге реквизиты адресата следует расположить либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа. Если документ адресован физическому лицу или ИП, то обращение стоит выстроить в дательном падеже (кому). Например, генеральному директору ООО «Главстрой» Иванову И.И. А вот к адресату- компании обращаться стоит в именительном падеже (кто). Например, Министерство труда РФ.

Бланки в электронном формате должны иметь защиту от изменений, а заверять их следует цифровой подписью.

О правилах составления бланков, ведения корпоративной переписки в обязательном порядке должны быть осведомлены секретарь или персональный ассистент руководителя. Огромным плюсом к знанию нюансов документооборота станет владение вопросами в сфере права.

Полезно

Получить полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации можно на курсе Учебного центра «Финконт»:

Профессиональный секретарь: персональный ассистент - личный помощник руководителя

К списку статей

Нравится
Комментарии 0Комментировать

Авторизоваться - для того, чтобы оставить комментарий.

Вам могут быть также интересны семинары: