Профессиональный секретарь: как организовать документооборот в компании

Какими знаниями должен обладать личный помощник руководителя, персональный ассистент или профессиональный секретарь? Прежде всего – это навыки и представления о базовых правилах документооборота в компании.

Стандарты оформления бумаг прописаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нём закреплены основные требования к оформлению бумажных и электронных документов. ГОСТ не обязателен для соблюдения в том случае, если правила ведения документооборота прописаны локальными актами компании.

Что нужно знать о документообороте

Каждый документооборот состоит из нескольких жизненных этапов. Их стоит запомнить:

• Создание (поступление) документа;
• Регистрация;
• Отправка или передача по назначению;
• Движение документа;
• Исполнение (согласование, подпись и пр.);
• Отправка в архив.

Задача секретаря или персонального ассистента – отследить, чтобы ни на одной из стадий не случалось задержек, иначе может произойти сбой во всей работе по документообороту. Стоит учитывать, что в организации может быть несколько видов делопроизводств. Рассмотрим основные из них (Таблица 1).

Таблица 1

Виды документооборота

Как наладить эффективный документооборот в компании: 3 правила

Отлаженный «как часы» документооборот поможет оптимизировать работу не только секретаря или персонального ассистента компании, но и других сотрудников. Следуйте трём правилам:

1. Определите способ организации документооборота (электронный, бумажный или смешанный). Оптимальный вариант – организовать смешанный документооборот. Его использует большинство современных компаний, поскольку он позволяет систематизировать и упростить создание, поиск и хранение документов.
2. Определитесь с формой организации. Здесь нужно решить, как вам будет удобнее хранить документы: централизованно – в одном отделе (секретариате или канцелярии), либо децентрализовано – в разных отделах и подразделениях организации).
3. Определитесь со стандартами. Выберите, будете вы придерживаться ГОСТа или начнёте работать по внутренним регламентам.

Как организовать документооборот по ГОСТу:

К государственным стандартам составления документооборота стоит прибегнуть, если требуется составить документы в максимально понятной форме, предписаниям строго следуют партнёры и конкуренты, организации нужно поднять авторитет и выйти на новый уровень. Придерживайтесь следующих советов (Таблица 2).

Таблица 2

Основные требования к оформлению документов по ГОСТ

Обратите внимание, что на бумаге реквизиты адресата следует расположить либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа. Если документ адресован физическому лицу или ИП, то обращение стоит выстроить в дательном падеже (кому). Например, генеральному директору ООО «Главстрой» Иванову И.И. А вот к адресату- компании обращаться стоит в именительном падеже (кто). Например, Министерство труда РФ.

Бланки в электронном формате должны иметь защиту от изменений, а заверять их следует цифровой подписью.

О правилах составления бланков, ведения корпоративной переписки в обязательном порядке должны быть осведомлены секретарь или персональный ассистент руководителя. Огромным плюсом к знанию нюансов документооборота станет владение вопросами в сфере права.