Бесплатный звонок
по всей России
8800 234 5522
Профессиональный секретарь: как организовать документооборот в компании09.06.2020 Какими знаниями должен обладать личный помощник руководителя, персональный ассистент или профессиональный секретарь? Прежде всего – это навыки и представления о базовых правилах документооборота в компании. Стандарты оформления бумаг прописаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нём закреплены основные требования к оформлению бумажных и электронных документов. ГОСТ не обязателен для соблюдения в том случае, если правила ведения документооборота прописаны локальными актами компании. Что нужно знать о документооборотеКаждый документооборот состоит из нескольких жизненных этапов. Их стоит запомнить:
Задача секретаря или персонального ассистента – отследить, чтобы ни на одной из стадий не случалось задержек, иначе может произойти сбой во всей работе по документообороту. Стоит учитывать, что в организации может быть несколько видов делопроизводств. Рассмотрим основные из них (Таблица 1). Таблица 1 Виды документооборота
Как наладить эффективный документооборот в компании: 3 правилаОтлаженный «как часы» документооборот поможет оптимизировать работу не только секретаря или персонального ассистента компании, но и других сотрудников. Следуйте трём правилам:
Как организовать документооборот по ГОСТу:К государственным стандартам составления документооборота стоит прибегнуть, если требуется составить документы в максимально понятной форме, предписаниям строго следуют партнёры и конкуренты, организации нужно поднять авторитет и выйти на новый уровень. Придерживайтесь следующих советов (Таблица 2). Таблица 2 Основные требования к оформлению документов по ГОСТ
Обратите внимание, что на бумаге реквизиты адресата следует расположить либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа. Если документ адресован физическому лицу или ИП, то обращение стоит выстроить в дательном падеже (кому). Например, генеральному директору ООО «Главстрой» Иванову И.И. А вот к адресату- компании обращаться стоит в именительном падеже (кто). Например, Министерство труда РФ. Бланки в электронном формате должны иметь защиту от изменений, а заверять их следует цифровой подписью. О правилах составления бланков, ведения корпоративной переписки в обязательном порядке должны быть осведомлены секретарь или персональный ассистент руководителя. Огромным плюсом к знанию нюансов документооборота станет владение вопросами в сфере права. ПолезноПолучить полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации можно на курсе Учебного центра «Финконт»: Профессиональный секретарь: персональный ассистент - личный помощник руководителя Комментарии 0Комментировать
Авторизоваться - для того, чтобы оставить комментарий. Вам могут быть также интересны семинары:
|
Новые статьи Категории статей |
Наши услуги |
Обучение по темам |
Компания |
Услуги: Аудит, бухучет, консалтинг. Обучение: семинары, тренинги, курсы, повышение квалификации. ©2003-2020 ФинКонт. Все права защищены. Информация на сайте ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями ч. 2 ст. 437 ГК РФ |
Присоединяйтесь к нам в соцсетях ![]() ![]() |