Вход
Регистрация
Избранное (0)
Подпишитесь на рассылку

Пять шагов к работе без потерь: внедряем систему 5S

07.12.2021

Случается, ли вам по нескольку минут искать нужный документ, гаечный ключ, любую другую вещь на рабочем месте, которая срочно нужна, но где лежит — непонятно? Ещё хуже, когда коллега уходит в отпуск и передаёт дела на время. Пояснения есть, но разобраться на чужом рабочем месте непросто, часы уходят, чтобы понять, что есть что.

Использовать рабочее время на поиски — непродуктивно. В компаниях, где знают цену минутам от таких потерь избавляются с помощью технологий бережливого производства или бережливого офиса. Эффективно организовать рабочее позволяют принципы 5S.

5S принципов — это пять шагов к совершенствованию рабочих процессов

5S — это не отдельный независимый проект, а система, которая охватывает все рабочие процессы предприятия или офиса. Она представляет из себя пять ступеней. Но их недостаточно просто пройти и забыть. Образно — это ступени, по которым вы будете подниматься каждый день, и их нужно поддерживать в «рабочем состоянии».

Таблица 1. Ступени 5S

Seiri — сортируй

Из рабочей зоны нужно убрать всё лишнее. Отделите необходимые материалы, инструменты и документы от ненужных.

Seiton — соблюдай порядок

Чтобы инструменты, документы и файлы можно было быстро найти, систему хранения нужно систематизировать. Пометьте все предметы и места их хранения.

Seiso — содержи в чистоте

Рабочее место всегда должно быть чистым. Это делает рабочее место безопаснее, а потенциальные проблемы не ускользнут от внимания.

Shisuske — стандартизируй

Следите, чтобы сотрудники систематически выполняли требования трёх предыдущих шагов. Закрепите принципы на уровне правил, а время, необходимое для уборки рабочего места, включите в рабочее время.

Seiketsu — совершенствуй

Включите 5S в корпоративную философию. Принципы бережливого производства должны войти в повседневные привычки всех сотрудников.

Если вы всё сделали правильно, «ступени» поднимут производство не хуже любого лифта.

Начните с обучения

Сотрудники должны понимать принцип работы системы, осознавать её полезность для себя. Для этого нужно провести индивидуальное или коллективное обучение по подразделениям. Для офисных сотрудников и рабочих бригад могут потребоваться разные техники подхода.

Пусть в первый день сотрудник

  1. сделает «снимок» текущего состояния своего рабочего места;
  2. отсортирует вещи по группам (таблица 2):
    • ненужные;
    • сломанные;
    • необходимые редко;
    • необходимые часто.
  3. попробует организовать место так, чтобы у каждой из оставленной вещи было своё место, и чтобы её можно было найти за несколько секунд;
  4. избавится от вещей, которые препятствуют поддержанию чистоты.
  5. сделает второй «снимок» рабочего места по окончанию рабочего дня.

Таблица 2. Примерные критерии сортировки предметов

Группа

Частота использования

Критерий

Ненужные

Не используются в рабочем процессе

Временный склад для принятия дальнейших решений


Не использовались в течение последнего года

Сломанные

Удалить

Используются редко

Не больше 3 раз за последние полгода

Хранить в пределах рабочей зоны на среднем расстоянии

Не чаще двух раз в год

Используются часто

Еженедельно

Хранить в пределах рабочей зоны на близком или среднем расстоянии

Ежедневно

Хранить в пределах рабочей зоны на близком расстоянии

Ежечасно

Хранить в непосредственной близости либо носить с собой

Следите за порядком

Соблюдение порядка не должно ограничиться «экспериментом» с единичными рабочими местами. Потребуется провести тотальную инвентаризацию и расставить все вещи на «свои» позиции согласно маркировке.

Промаркировать вещи, будь то отвёртка или папка с документами можно любым заметным способом. Самый простой — с помощью цветового кода.

Придерживайтесь следующих принципов:

  • храните предметы рядом с местом их использования, согласно последовательности производственного процесса;
  • похожие предметы нужно хранить вместе;
  • к часто используемым предметом нужно обеспечить свободный доступ;
  • не храните вещи навалом, в глубоких ёмкостях;
  • для хранения инструментов используйте специальные инструментальные доски;
  • следите за запасом каждого вида необходимых предметов.

Нужно разделить предметы общего и индивидуального пользования. К предметам общего пользования должны иметь свободный доступ все сотрудники. Следить за пополнением запасов и исправностью может специалист отдела АХО. Эти принципы нужно зафиксировать документально.

Рабочие офисные столы можно дополнить перфорированными панелями. На них сотрудники смогут расположить все необходимые «напоминалки», семейные фото и канцтовары. Так они всегда будут под рукой, но не будут занимать рабочую поверхность.

У такой организации рабочего места немало плюсов. Например, новички смогут в 2-3 раза быстрее адаптироваться к рабочим условиям.

Поддерживайте чистоту

Чистота на рабочем месте — ответственность сотрудника. Поддержание чистоты в других зонах и диагностику оборудования можно закрепить графиком дежурств или поручить службе АХО. Также нужно определить инструменты, материалы и методы, которые будут применяться при очистке и проверке оборудования.

Стандартизируйте процесс

Нужно задокументировать графики диагностики и обслуживания, процедуры аудита рабочих зон, инструкции по работе с оборудованием, должностные обязанности в части обеспечения чистоты и безопасности.

Совершенствуйте

Помните, что культура бережливого производства — это не один из способов работы, который нужно навязать сотрудникам, а именно философия, которой должны придерживаться все. Руководство — в первую очередь. Эффективный порядок на рабочих местах должен выработаться в полезную привычку. Будьте готовы, что на первых этапах придётся погрузиться в процесс, проводить много времени на «рабочей площадке», вложить ресурсы.

Если система не работает, ищите объективную причину. Часто топ-менеджмент видит проблему в сотрудниках и пытаются решить её с помощью штрафов. Но это неправильный подход. Он не поможет изменить мышление, а в первую очередь важно, чтобы сотрудники придерживались принципов бережливого производства не из-под палки. Нужно понимание выгод, донести которое можно посредством коучинга. Составьте чек-лист, фиксируйте все изменения и оценивайте результат. Предложите сотрудникам изложить видение, спросите, какие изменения необходимы с их точки зрения. По инициативам давайте обратную связь.

К внедрению системы 5S целесообразно подключить службу АХО. Ведь именно её специалисты будут следить за запасами и за тем, чтобы у менеджеров и рабочих было всё необходимое для работы. Как организовать проект борьбы с потерями на базе принципов 5S расскажем в рамках курса повышения квалификации: «Руководитель АХО: повышение эффективности административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений».

К списку статей

Нравится
Комментарии 0Комментировать

Авторизоваться - для того, чтобы оставить комментарий.

Вам могут быть также интересны семинары: