Отлаженная система работы специалиста договорного отдела с документацией облегчит финансовое планирование, ускорит оборот средств, уменьшит дебиторскую задолженность и поможет избежать судебных споров, как с государственными органами, так и с контрагентами.

Организуем систему договорной работы в 7 этапов

Придерживайтесь семи этапов при организации системы договорной работы в компании:

Проанализируйте бизнес-процессы предприятия. Особое внимание следует уделить имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке.
Разработайте формы договоров и отчетной документации.
Разработайте алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. Определите зоны ответственности дирекции, бухгалтерии, секретариата, исполнительного персонала и других подразделений.
Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.
Проинструктируйте персонал, вовлеченный в договорной документооборот.
Внедрите системы автоматизации договорной работы.
Проведите аудит. Следует обратить внимание на корректность работы системы, выявить проблем

Организовать работу с договорами можно в соответствии с одним из двух принципов:

Централизованный подход. В компании существует специальное структурное подразделение или рабочая группа, которая непосредственно занимается договорами. Исполнитель должен только принести договор, а вот согласование, учет и хранение будут осуществлять специалисты отдела.
Децентрализованный подход. В данном случае исполнители работают с договорами самостоятельно, они принимают все ответственные решения. Однако хранить все оригинальные экземпляры договоров необходимо в специальном структурном подразделении (у секретаря, юриста, в канцелярии и пр.).
Смешанный подход – выполнение части операций: прием и обработка поступающих и отправляемых, внутренних документов, их регистрация, контроль и др. осуществляет центральная служба ДОУ, а создание, систематизация, хранение и передача документов в архив ложится на плечи структурных подразделений.

Договорная работа в организации будет осуществляться быстро и качественно, если компания наймет специалиста договорного отдела юридической квалификации. Правовой опыт пригодится при решении спорных вопросов в суде.

Этапы договорной работы, о которых стоит помнить специалисту

Каждый договор проходит определённый «жизненный» цикл. Каждый его этап предусматривает набор соответствующих действий со стороны специалиста договорного отдела. Рассмотрим их:

подготовка к заключению договор (согласование всех условий со сторонами, заключающими договор);
заключение договора (непосредственное оформление документов);
исполнение договора (оплата, учет, контроль за ходом выполнения договора).

Требованиями к специалисту договорного отдела

Для данного сотрудника необходимо разработать должностные инструкции и включить в рабочие обязанности следующие функции:

подготовка проектов договоров, мониторинг их заключения и контроль исполнения;
рассмотрение претензий, поступающих от сторон договора (отправка претензий в отношение контрагента);
информирование об ответственности за нарушение договорных обязательств;
проверка документов, предоставленных сторонами, подготовка заключения и составление протоколов возражений по отдельным условиям договоров;
разрешение возникающие вопросов в досудебном порядке;
ведение списка данных о сторонах отношений;
изучение новинок в законодательстве в области договорного права, практики заключения договоров.

В случае неисполнения задач и функций специалиста договорного отдела следует привлечь к ответственности.

Как автоматизировать договорную работу

Договорная работа в организации будет осуществляться быстрее, если использовать автоматизированные системы управления. Это также поможет более рационально распределять ресурсы компании: экономить денежные средства, следить за своевременностью исполнения договоров, контролировать дебиторскую задолженность и срок платежей, исключить подписание договоров, не согласованных с необходимыми службами.

В первую очередь обратите внимание на рабочие приложения. Они должны обеспечивать:

динамическое назначение ответственного за ту или иную стадию договорного процесса;
отправку заинтересованным лицам уведомлений о событиях по предварительно заданным правилам. (например, по ссылке на карточку c текстом договора, требующего согласования);
возможность моделировать бизнес-процесс;
ролевую организацию процессов (сотрудники предприятия должны иметь возможность участвовать в бизнес-процессе в разных качествах);
поддержку версионности моделей бизнеса.

Обратите внимание на наличие на возможности интеграции с финансовой системой, где накапливаются данные по исполнению финансовой части обязательств по договорам.

Полезно

Повысить квалификацию в части подготовки, заключения и исполнения договоров с учетом изменений ГК РФ можно на курсе Учебного центра «Финконт»:

Специалист договорного отдела. Курс в Москве + Онлайн-трансляция

Право

К списку статей

Нравится

Комментарии 0Комментировать

Авторизоваться - для того, чтобы оставить комментарий.

Вам могут быть также интересны семинары:

Договоры в электронной форме: сложные вопросы и судебная практика
Семинар

17 Октября 2022
Внешнеэкономическая деятельность на предприятии: правовое обеспечение, контрактная поддержка, актуальные изменения в практике таможенного регулирования
Курс повышения квалификации

25-27 Октября 2022
Юридические и экономические аспекты договорной работы в организации
Курс повышения квалификации

7-11 Ноября 2022

Новые статьи

Категории статей