Бесплатный звонок
по всей России
8800 234 5522
Шпаргалка для помощника руководителя: вспоминаем правила делового гостеприимства03.09.2020 От качества приёма в офисе во многом зависят перспективы дальнейшего сотрудничества. В офисных стенах проводятся переговоры, решаются сложные вопросы и заключаются сделки. Офисный этикет имеет множество тонкостей. Простые гласные и негласные правила призваны сделать посещение офиса приятным, расположить человека к компании, помочь сосредоточиться на делах. Создать атмосферу гостеприимства и комфорта должен профессиональный секретарь или личный помощник руководителя. Забудьте про «здравствуйте»: как правильно встречать посетителейОт внешнего вида, жестов и речи секретаря зависит первое впечатление о компании. Помните, ни секретарь, ни помощник руководителя не имеют права на плохое настроение. Визитной карточкой специалиста должны стать улыбка и позитив. Терпение и самообладание нужно сохранять даже со сложными и агрессивно настроенными клиентами. Гость должен почувствовать свою важность и готовность помочь ему. Можно пользоваться готовыми формами приветствия, учитывая культуру делового общения вашей компании. Эксперты по деловому этикету не рекомендуют говорить слово «здравствуйте», поскольку оно имеет отношение к здоровью. Лучше пожелайте доброго дня. Обратите внимание на хронологические границы. Например, фразой «Доброе утро!» посетителей встречают до 12:00. С 12:00 до 17:00 принято говорить: «Добрый день!». После 17:00 — «Добрый вечер!». При этом, секретарю следует подняться из-за стола. Стоя, следует сопровождать выход из кабинета начальника и любого важного гостя. Подавать руку гостю не следует, за исключением случаев, когда посетитель первым предложил рукопожатие. В некоторых организациях приняты более неформальные и простые приветствия: «Привет! Меня зовут Татьяна, чем я могу вам помочь?». Но это частные случаи. Уточняя цель визита, нужно показать гостю, что вы ему рады и содействуете визиту. Старайтесь избегать «стоп» вопросов (Таблица 1). Таблица 1. Какими фразами можно и нельзя встречать посетителей в офисе.
Что нужно знать о часах приёмаДни и часы приёма в организации устанавливаются в соответствии с регламентом работы руководителя. Посетителей нужно записывать на приём заранее, каждому назначить конкретное время. Перед тем, как гость войдёт в кабинет, секретарю или помощнику следует связаться с руководителем по телефону, назвать фамилию, имя, отчество, должность посетителя и озвучить суть вопроса. Если руководитель не может принять гостя сиюминутно, предложите прохладительные напитки, чай, кофе. Две группы посетителей: как отличить желательных от нежелательныхЕсли посетитель свой приход не согласовал, вежливо попросите его представиться и рассказать о цели визита. Внеочередной приём нужно согласовать с руководителем. Важно удостовериться, что в данный момент не проходит встреча или переговоры. Помните, что для руководителя несогласованные посетители могут быть желательными и нежелательными (Таблица 2). Таблица 2. Типы посетителей.
У нежелательных посетителей можно взять визитку, записать суть обращения и вежливо распрощаться. Как общаться со «своими»У сотрудников компании также бывает необходимость попасть на приём к руководителю. Есть ближайшие помощники, которые имеют право свободного доступа. Их нужно знать в лицо. При общении с любым работником предприятия секретарю следует придерживаться правил:
Излишняя эмоциональность, беседы и сплетни с сотрудниками не пойдут секретарю в плюс. Взвешивайте и обдумывайте каждое слово. Как организовать встречу и переговорыПомощник руководителя должен подготовить список участников и позаботиться об обеспечении переговорной всем необходимым:
При проведении встречи в переговорной стоит предложить напитки: чай или кофе. Нельзя оставлять клиентов без внимания и по завершению встречи. Провожать гостей необходимо стоя. Напомните, где находится гардероб, поинтересуйтесь, всё ли понравилось. Убирать посуду из переговорной или кабинета руководителя следует только после ухода гостя. РекомендуемПрофессиональный секретарь - помощник руководителя: основы мастерства.В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации. Комментарии 0Комментировать
Авторизоваться - для того, чтобы оставить комментарий. Вам могут быть также интересны семинары:
|
Новые статьи
Категории статей |
Наши услуги |
Обучение по темам |
Компания |
Услуги: Аудит, бухучет, консалтинг. Обучение: семинары, тренинги, курсы, повышение квалификации. ©2003-2020 ФинКонт. Все права защищены. Информация на сайте ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями ч. 2 ст. 437 ГК РФ |
Присоединяйтесь к нам в соцсетях ![]() ![]() |