Бесплатный звонок
по всей России
8800 234 5522
Специалист договорного отдела: как сделать документооборот в организации эффективным22.12.2020 Документ нужен, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. В нем указываются реквизиты, подтверждающие деловую деятельность. Документооборот в организации представляет собой движение бумаг между сотрудниками и отделами, от момента создания и отправки до получения. Разберемся, как организовать документооборот правильно. Три преимущества оптимизированного документооборотаНачальники-ретрограды с ассистентами и делопроизводители обожают плодить документы — раздувшаяся организация службы ДОУ тормозит производство, а нужную бумагу порой сложно найти. В таких условиях эффективный документооборот необходим. Основные его преимущества:
Основные меры по оптимизации документооборота: 4 шага
Так любой сотрудник без подготовки найдет моментально нужную бумагу. Как разработать оптимальный маршрут документов и табель формМаршрут документов поможет избежать бардака с бумагами. Чтобы строить маршруты, узнайте:
Узнайте, кто в организации службы ДОУ имеет право рассматривать документы, а кто — согласовывать и подписывать. Есть три способа описать маршрут:
После разработки маршрута проанализируйте его — у всех остановок и перемещений должен быть смысл. Посмотрите, можно ли избавиться от лишнего звена в цепочке. Проконсультируйтесь у сотрудников и руководителя, задайте им вопросы, как организовать документооборот. Чем больше участников — тем длиннее путь прохождения документа. Помните, что участник процесса может выполнять как роль исполнителя, так и руководителя, так что часть функций можно объединять. Маршруты документов фиксируются в локальном документе — табеле форм. В нем указаны все документы, которые можно применять в организации, дана характеристика основных этапов их подготовки и прохождения. Что такое блок-схема в документооборотеНаиболее полно эффективный документооборот отражается с помощью блок-схем. В них описаны отдельные звенья в виде блоков, соединенных стрелками. Для их создания есть как специальное ПО, так и стандартный MS Word. Эффективная блок-схема (рисунок 1) помогает правильно выстроить логику процесса за счет наглядности. Так станет понятно, кто, когда и что делает. Грамотную схему характеризует:
![]() Рисунок 1. Пример блок-схемы документооборота. Используйте общепринятые назначения фигур:
Полный перечень изложен в ГОСТ 19.701-90. Там можно найти рекомендации по классическим правилам визуализации. РекомендуемУчастники курса получат не только обзор нормативной документации, но и подробно разберут все аспекты работы службы документационного обеспечения. Научатся разрабатывать локальные нормативные акты и регламенты компании, документы различного характера, получат навыки архивного дела и узнают об особенностях электронного документооборота и архивирования. Комментарии 0Комментировать
Авторизоваться - для того, чтобы оставить комментарий. Вам могут быть также интересны семинары:
|
Новые статьи Категории статей |
Наши услуги |
Обучение по темам |
Компания |
Услуги: Аудит, бухучет, консалтинг. Обучение: семинары, тренинги, курсы, повышение квалификации. ©2003-2020 ФинКонт. Все права защищены. Информация на сайте ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями ч. 2 ст. 437 ГК РФ |
Присоединяйтесь к нам в соцсетях ![]() ![]() |