В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административно-хозяйственного обслуживания организации и вопросам администрирования работы с позиции руководителя секретариата.
Возможно заказать в корпоративном формате (обучение не менее 10 сотрудников по программе, адаптированной под потребности компании).
Документ по окончании обучения
Слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 40 часов, (Лицензия на право ведения образовательной деятельности от 03 мая 2017 года №038386, выдана Департаментом образования города Москвы).
Для участников предусмотрено
Методический материал, обеды, кофе-паузы.
Цели семинара/курса
совершенствование профессиональных навыков руководителей секретариата в оптимизации методов документооборота в организации,
повышение личной эффективности руководителей секретариата,
освоение основных современных принципов организации делопроизводства и документооборота,
освоение основных принципов информационно-справочной работы,
передача практических навыков по составлению и ведению номенклатуры дел,
передача практических навыков участникам курса по организации работы с архивным фондом,
передача практических навыков участникам курса по подготовке положений и инструкций,
передача практических навыков участникам курса по повышению производительности труда за счет оптимизации документооборота.
Особенности программы
Курс разработан в соответствии с требованиями профессиональных стандартов:
«Специалист административно-хозяйственной деятельности» (регистрационный номер 50729, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 02.02.2018 № 49н);
«Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (регистрационный номер 37509, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2018 № 276н);
«Специалист по управлению документацией организации» (регистрационный номер 46898, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н).
В результате обучения участники курса приобретут практические навыки:
организационно-административной деятельности, осуществляемой руководителем;
по составлению и ведению номенклатуры дел в организации;
в проведении анализа ошибок в оформлении организационно-распорядительной документации компании: писем и других документов;
в редактировании текстов служебной записки, письма;
в редактировании и устранении типичных ошибок деловой речи;
в совершенствовании устной техники речи. В совершенствование интонационной выразительности;
освоят методики дикционных упражнений. Упражнения на дыхание и развитие голоса;
освоят правила подготовки дел к архивному хранению;
по организации работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа;
по организации подготовки к уничтожению документов и оформлению необходимых актов на уничтожение.
Руководителей секретариата, начальников и заместителей управления делами, общих отделов, отделов документационного обеспечения, помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, секретарей, секретарей службы ресепшн, офис-менеджеров и менеджеров административно-хозяйственных подразделений.
Руководитель секретариата: управленческие навыки, построение работы секретариата.
Компетенции, знания, умения и навыки, необходимые руководителю секретариата.
Основные задачи руководителя секретариата: планирование, постановка задач сотрудникам секретариата, контроль исполнения.
Управление: основные этапы управленческого процесса, особенности социального управления. Содержание основных функций менеджмента. Управленческая деятельность и ее эффективность.
Стили руководства и их сравнительная характеристика.
Организационное поведение. Внутриорганизационные процессы и возможности влияния организации на поведение своих сотрудников.
Мотивация и результативность работы подразделения. Групповая работоспособность. Функции групповых норм поведения.
Корпоративная культура и ее влияние на эффективность работы сотрудников. Соблюдение и развитие традиций, норм и правил, существующих в организации.
Развитие управленческих навыков.
Алгоритм постановки и принятия задач, оценка исполнения. Факторы, влияющие на уровень исполнения. Целеполагание.
Анализ типичных управленческих ошибок.
Свойства управленческих решений.
Построение прямой и обратной связи с сотрудниками.
Контроль исполнения.
Правила проведения эффективных совещаний с сотрудниками подразделения.
Полномочия и ответственность. Делегирование полномочий.
Мотивация персонала. Основные мотивационные теории и их использования в управлении персоналом. Индивидуальная мотивационная структура.
Социально-психологические аспекты работы руководителя секретариата.
Особенности работы с сотрудниками разных возрастных, гендерных и социальных групп. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению.
Механизмы воздействия на людей для достижения поставленных целей. Правила убеждения.
Работа руководителей с собственным стрессом. Профилактика профессионального выгорания.
Приемы аттракции (формирования притягательности); влияние строуксов на взаимоотношения с партнерами по общению. Ассертивное поведение.
Основы конфликтологии.
Виды конфликтов и причины их возникновения. Типы конфликтогенов. Формула конфликта. Закон эскалации конфликта.
Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие.
Стрессоустойчивость. Приемы освобождения от раздражения и гнева.
Правила бесконфликтного общения. Профилактика конфликта.
Функциональная карта вида профессиональной деятельности.
Деловые и личные качества, необходимые в работе помощника руководителя. Умение произвести благоприятное впечатление.
Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики.
Зонирование рабочего пространства.
Особенности должностной позиции.
Роль в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры. Обеспечение процессов управления в соответствии со стандартами организационной культуры.
Роль и место помощника руководителя в управленческом процессе. Функциональные направления в его работе.
Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы.
Информационная поддержка деятельности руководителя.
Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра.
Бездокументное обслуживание управления.
Подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов.
Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам.
Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя.
Подготовка бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
Участие в подготовке презентаций, выставок, пресс-конференций.
Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок.
Особенности работы с конфиденциальной информацией. Защита информации при проведении переговоров, совещаний и работе с посетителями.
Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса.
Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, снижение затрат.
Основы деловой коммуникации.
Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи. Особенности письменных коммуникаций.
Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации.
Коммуникационные барьеры и пути их минимизации.
Деловая беседа. Правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы. Классификация вопросов как регламентаторов беседы.
Закон гармонизирующего диалога. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие.
День 3.
Документирование управленческой деятельности. Современное делопроизводство.
Документационное обеспечение управления. Задачи делопроизводственной службы организации.
Современные требования к составлению и оформлению документов. Нормативы, регламентирующие работу с документами. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.» Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству.
Основные функции документа, обеспечение его юридической силы. Документ как источник информации.
Грамотное оформление документов – необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации.
Требования ГОСТ к оформлению реквизитов, составляющих документ. Обязательные и дополнительные реквизиты.
Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны.
Формуляры основных документов.
Особенности оформления конфиденциальных документов.
Система организационно-распорядительной документации.
Классификация документов и их функции.
Назначение организационных документов (уставы, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции) их особенности.
Специфика и роль распорядительных документов (приказы по основной деятельности, решения, распоряжения).
Информационно-справочные документы (служебные и коммерческие письма, докладные и служебные записки, акты, протоколы, справки и др.).
Официально-деловой стиль и его требования.
Унификация языка служебных документов - формирование системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения Использование устойчивых языковых конструкций – клише, типовых текстов, текстов-трафаретов. Употребление терминов, профессионализмов, канцеляризмов, сокращений. Структура текста.
Основные требования к тексту документов. Точность, ясность, лаконичность, нейтральный тон изложения. Одноаспектность.
Дизайн документа как средство повышения его эффективности. Правила внешнего оформления текста: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, пояснение и постскриптум, рубрикация и т.п.
Редактирование текста. Типичные стилистические, смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов.
Требования к управленческой информации.
Деловая переписка.
Общая характеристика служебной переписки, ее классификация.
Внешняя и внутренняя переписка: гарантийные, сопроводительные, циркулярные письма; просьбы, напоминания, предложения, запросы; особенности составления ответных писем, служебные записки. Коммерческие письма: запрос, оферта, рекламация и ответы на них. Электронные и факсимильные сообщения.
Психологические аспекты деловой переписки. Индуктивный и дедуктивный методы. Правила аргументации. Специфика письменной деловой коммуникации.
Культура официальной переписки и ее основные принципы.
Этикет деловой переписки. Формулы вежливости, варианты обращений и заключительных фраз.
Особенности переписки по электронной почте.
Организация работы с документами.
Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация.
Документооборот, его количественные и качественные характеристики.
Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации.
Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы.
Систематизация документов. Правила формирования дел.
Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, структура.
Определение сроков хранения документов.
Задачи экспертной комиссии. Экспертиза ценности дел.
Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря с конфиденциальной информацией.
День 4.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ:
Анализ ошибок в оформлении писем и других документов.
Редактирование текста служебной записки, письма.
Разбор вариантов, предлагаемых слушателями.
Упражнения по стилистике.
Редактирование и устранение типичных ошибок деловой речи.
Техника речи. Совершенствование интонационной выразительности.
Дикционные упражнения.
Упражнения на дыхание и развитие голоса.
Психологическая культура делового общения.
Основные принципы построения успешного межличностного общения.
Этикет невербального общения.
Барьеры общения.
Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин.
Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере.
Технология делового имиджа.
Основные стили мужской и женской одежды.
Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили. Их особенности применения в деловой сфере.
Основные ошибки в оформлении внешности деловой женщины и мужчины.
Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары.
Одежда руководителя для проведения переговоров, официальных и неофициальных мероприятий.
Общепринятые нормы культуры в деловом мире.
Особенности делового общения.
Деловой этикет, его основные принципы.
Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность.
Культура речи.
Основные этикетные требования к культуре речи. Искусство комплимента.
Речевые стандарты проведения деловой беседы.
Правила приветствия, представление при знакомстве. Обращение.
Визитная карточка, ее основные функции .Требования к оформлению.
Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство дарить и принимать подарки.
День 5.
Этика телефонного общения.
Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора.
Особенности делового телефонного разговора.
Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса.
Подготовка телефонного разговора, композиция.
Метод «телефонной улыбки».
Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы.
Привычные выражения.
Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Умение слушать - важная часть телефонного общения.
Звонки входящие и исходящие.
Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону.
Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании.
Этикет мобильной связи.
Прием посетителей. Основные правила гостеприимства.
Правила хорошего тона при приеме посетителей (партнеров, клиентов).
Уважение к клиенту - как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Как встречать посетителя и представлять его руководству, другим сотрудникам.
Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента (посетителя). Соблюдение конфиденциальности.
Выявление основных потребностей и намерений посетителя.
Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать. Как встретить VIP-клиента (партнера).
Основы офисного гостеприимства.
Организация и проведение протокольных мероприятий.
Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, конферентных мероприятий.
Планирование встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале.
Правила рассадки в автомобиле.
Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров.
Основные схемы рассадки за столом переговоров. Оформление стола для переговоров и совещаний.
Практикующий бизнес-тренер, консультант по деловому этикету и протоколу, деловым коммуникациям, имиджу, психологии и культуре делового общения, мастерству переговоров, эффективному выступлению.
Донецкий Государственный Университет, специальность «Филолог-преподаватель».
Учебно-инновационный центр менеджеров при Ленинградском Институте Культуры, курс «Менеджмент в сфере культуры».
Опыт работы:
ВГИК (Всероссийский государственный институт им.С.А. Герасимова), кафедра менеджмента и продюсирования. Старший преподаватель. Авторские программы: «Русский язык и культура речи», «Речевые коммуникации», «Культура делового общения», «Деловая этика», «Современный светский этикет».
2003 - н.в. Учебно-методический центр Управления государственной службы при Правительстве г. Москва. Семинары для руководителей и специалистов Аппарата Правительства Москвы, префектур, Управ районов, Московской Городской Думы, сотрудников Мэрии г. Москвы, сотрудников Избиркома. Курс «Имидж государственного служащего».
2007 - н.в. Московский городской университет управления Правительства Москвы, преподаватель. Дисциплины: Имидж государственного служащего, Деловые коммуникации, Деловой этикет и протокол.
2008 - н.в. Институт «ВОСТОК-ЗАПАД». Семинары для руководителей и референтов, Деловой этикет и протокол.
2000 - 2004 гг. Высшая школа секретарей при Дипломатической академии Министерства иностранных дел.
«Деловой этикет», «Психология делового общения».
2000 - 2005 гг. ООО «Smile Gate» директор по персоналу: поиск, подбор и обучение персонала в новой компании, проведение семинаров и тренингов: имидж, психология и культура делового общения, ситуационная оценка коллектива.
1998 г. Учебный центр повышения квалификации для руководителей и специалистов среднего и высшего звена – «Восток-Запад».
1996 - 2000 гг. Преподаватель:
Институт экономики, менеджмента и права
Гуманитарно - экологический институт
Центр компьютерного обучения «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана
Учебный центр повышения квалификации при правительстве Москвы
Национальная школа секретарей
Публикации:
Постоянный автор статей по деловому общению в журнале «Секретарь-референт».
Корпоративные клиенты:
COLIN’S, семинар - тренинг «Европейский бизнес- этикет» для группы директоров и ведущих менеджеров компании;
ООО «Никомед», семинар для руководителей
ЗАО «СеверСталь» - разработка регламента работы секретарей - референтов, курс семинаров для менеджеров среднего и высшего звена по деловому и светскому этикету
ГК «РОЛЬФ», 5 корпоративных семинаров-тренингов для руководителей
Автокомпания «РОСКОН», корпоративный семинар для менеджеров
«РАНОВА-КЛИНИНГ», корпоративный семинар-тренинг для компании
Центральный НИИ эпидемиологии Минздрава России, корпоративные семинары для руководителей и сотрудников
НОВИКОМБАНК, г. Москва
ГЛОБЭКС банк, г. Москва
Московский Областной Банк, г. Москва, 7 корпоративных семинаров
РАДИО: «МАЯК», «СИТИ-FM» - постоянный гость программ по этикету в прямом эфире (60 мин.)
Семинар для топ-менеджеров государственной компании «Белгородское качество»
Семинар «Деловой этикет и протокол» для специалистов протокольных служб крупных компаний, г. Прага (Чехия)
Для руководителей и специалистов городских Управ регионов России и городской администрации г. Сочи
Семинары-тренинги для компаний: "ФРАНК" (офисная мебель), "Vision Image Print" (ВИП-системы), ''Пепеляев, Гольцблат и партнеры'' (юридическая компания)
Преподаватель-консультант, автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуникациям, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу.
Преподаватель-консультант, автор обучающих программ по документационному обеспечению управления; культуре делового общения, деловой риторике и культуре речи; речевым коммуникациям, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу.
Образование:
2000 - Российская академия менеджмента и агробизнеса. Повышение квалификации по программе «Организация управления персоналом в современных условиях».
1995 - 1996 - Центр психолого-педагогического всеобуча. Курс «Психология управления; педагог.
1972 - 1978 - Московский институт инженеров транспорта.
Опыт работы:
1992 - н.вр.
Преподаватель:
ВГИК (кафедра менеджмента в кино и телевидении);
Высшая школа секретарей при Дипакадемии;
Клуб профессиональных секретарей;
Государственная академия специалистов инвестиционной сферы (ГАСИС);
УМЦ документоведения и управления Госслужбы;
МИРЭА;
Институт телевидения «Останкино»;
Институт бизнеса и права;
Московская школа экономики;
Учебный центр «Восток-Запад»
Корпоративные клиенты:
«TransPackingGroup», «Артпласт», «Росевробанк»; префектуры и Управы Москвы, Ассоциация малых и средних городов России; администрация г. Сочи; Российский Фонд федерального имущества и др.
Спикер
Занятие ведут практикующие управляющие делами, управляющие документацией, эксперты в области делопроизводства, авторы лучших учебных пособий по делопроизводству, документообороту и архивному делу, действующие руководители ДОУ, преподаватели «Документоведения и ДОУ» института информационных систем управления ГУУ.
Версия для печати
Виды скидок
Размер скидки*
При заполнении заявки на обучение на сайте
6%*
При единовременном участии двух и более сотрудников в одном мероприятии
7%*
Клиентам аудиторской компании АО «Финансовый Контроль и Аудит»
15%*
Программа для постоянных клиентов
В зачет идет история посещений начиная с 01.01.2019 года и действует до 31.12.2020 года
2-5 посещение любого сотрудника компании
(1-й партнерский уровень)
7%*
6-10 посещение любого сотрудника компании
(2-й партнерский уровень)
10%*
с 11 посещения любого сотрудника компании
(3-й партнерский уровень)
15%*
*Общие условия по программе лояльности:
Скидки распространяются на курсы повышения квалификации, семинары, вебинары, онлайн-трансляции, дистанционное обучение, профессиональную переподготовку.
Скидки не распространяются на корпоративный формат обучения.
Указанные скидки не суммируются.
Программа лояльности действительна до 31.12.2020.
Обратитесь к нашим менеджерам, чтобы узнать размер Вашей скидки!
Версия для печати
Полное соответствие заявленной программе. Большое количество "живых" примеров. Рекомендации по решению вопросов. Темы очень актуальны для выполнения рабочих задач. Особенно интересными были: составляющие менеджмента, управленческого процесса; тест на усвоение информации; психографический тест, принципы делового общения и этикета, основы дресс-кода.
Куденкова Ю.О., Руководитель административного отдела, Центр Финансовых Технологий ЗАО