Моделирование бизнес-процессов или как сделать бизнес эффективным

Каждый предприниматель или руководитель компании хочет знать, как выглядит эффективный бизнес и примерить этот образ на свою организацию. Моделирование бизнес-процессов поможет не только взглянуть, но и построит конкретный план действий.

Для чего нужно моделирование бизнес-процесса

Без моделирования бизнес-процессов тяжело — возникает хаос. Не ясно, откуда возникают ошибки, и кто ответственен за их решение. Собственники застревают в развитии и управление организацией превращается в бесконечное «тушение пожаров». Задача оптимизации бизнес-процессов — регламентировать роли сотрудников с помощью структуры.

Моделирование помогает избежать:

• неопределенности — вы заранее знаете, как выстроена работа каждого сотрудника и как поступать на разных этапах развития компании;
• саботажа — команда со старта знает, что рабочий процесс регламентирован и не станет обвинять вас в ущемлении свобод;
• хаоса и конфликтов — каждый сотрудник знает свои полномочия, функции не дублируются, а задачи не простаивают;
• снижения доходов — вы будете детально контролировать доходы и расходы, сможете привлекать и грамотно тратить средства со стороны;
• непродуманных расходов — четко ясны условия премий, штрафов, цены на амортизацию и обслуживание оборудования, можно выявить сокрытие денег или их «утечку»;
• потери клиентов — команда будет быстрее работать, а значит потребители останутся довольны.

Управление бизнес-процессами компании стоит прописывать вне зависимости от её размеров и видов деятельности. Можно составить упрощённую модель, и дорабатывать по мере необходимости.

Какие виды моделирования существуют

Существующие бизнес-процессы делятся на:

• управляющие — поиск партнеров и заключение контрактов, продажи, выход на новые рынки;
• операционные — снабжение, производство, маркетинг, продажи;
• вспомогательные — бухгалтерский учет, найм персонала, поддержка.

Зная виды, можно приступать к оптимизации бизнес-процессов. Выделяют три типа моделирования:

• функциональное — в форме взаимосвязанных функций, дает наглядное представление о логике операций;
• объектное — набор производственных единиц, где становится понятно, какие единицы приносят пользу;
• имитационное — разные внешние и внутренние условия, анализ их характеристик и распределения ресурсов.

Для одного процесса можно использовать сразу несколько видов моделирования, концентрируясь тем самым на разных аспектах управления бизнес-процессами компании.

Как оптимизировать бизнес-процессы: 5 этапов моделирования

Процесс моделирования можно разделить на пять шагов.

1. Пропишите цели — опишите уже текущие или будущие процессы, при необходимости скорректируйте их.
2. Соберите данные — определите ключевые показатели, составьте план сбора сведений.
3. Анализируйте — посмотрите, не расходятся ли собранные сведения с действительностью.
4. Улучшайте — постепенно внедряйте изменений, вносите коррективы в отчетность, рассмотрите бизнес-процесс в качестве уже действующего сегмента.
5. Контролируйте — сопоставьте фактические и плановые показатели, сделайте вывод, нужны ли новые дополнения.

Так вы пройдёте оптимизацию бизнес-процессов от стадии «как было» до «как должно быть».

Какие методы и инструменты моделирования можно выбрать

Методы моделирования фокусируются на различных аспектах. Они могут клонить в сторону графики или текста, различаться по степени проработки. Выбирайте тот метод управления бизнес-процессами компании, что вам ближе. На основе существующих методов можно разработать свой собственный.

Моделирование с помощью диаграмм:

• потока работ — операции отображаются специальными символами;
• потока данных — отражает взаимосвязь операций за счет информации;
• ролей — показывает степень вклада в процесс работников.

Существует также набор методов на базе методологии SADT. Чаще всего применяют:

• IDEF0 — отражены основные функции процесса, воздействия и устройства, связанные с основными функциями;
• IDEF3 — создает описание потока работ и состояний перехода структурных единиц;
• цветные сети Петри — для изображения процесса в динамике;
• UML — девять диаграмм с отдельными статическими или динамическими аспектами процесса.

Изложенные методы зачастую реализуются в виде программного обеспечения.