Переходим на электронные трудовые книжки: пошаговый алгоритм

09.07.2020

Электронные трудовые книжки с 2020 года стали прочно входить в нашу жизнь. Как перейти на электронные трудовые книжки, нужно ли уведомлять о переходе работника, и как по-новому вести документацию по кадрам? Даём пошаговую инструкцию.

Электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате, она не имеет физического носителя.

Сведения о трудовом стаже ПФР теперь хранит в электронном виде, а все сведения книжки можно посмотреть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг. Перейти с бумажных трудовых книжек на электронные необходимо всем компаниям и ИП начиная с 1 января 2020 года. Также для работодателей появился новый вид отчётности перед пенсионным фондом — СЭВ-ТД.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Бумажные трудовые книжки останутся, но лишь для тех сотрудников, кто трудоустроился до 2021 года. У таких сотрудников есть выбор: сохранить документ в бумажном виде или перейти на электронную трудовую книжку. До 31 декабря 2020 года они должны определится и написать соответствующее заявление работодателю. Тем, кто начнёт работать в 2021 году и позднее, трудовые книжки будут оформляться исключительно в электронном виде.

Как перейти на электронные трудовые книжки за 6 шагов?

1. Уведомьте сотрудников.

Работодателю нужно уведомить о предстоящем переходе на электронные трудовые книжки всех сотрудников и не забыть тех, кто находится в отпуске или в декрете и разъяснить, что работники вправе выбрать, в какой форме работодатель будет вести их трудовые книжки далее.

Попросите работников принять решение в конкретном месяце, например — в сентябре 2020 года. Но помните, что можно именно попросить, а не требовать. Определиться с выбором сотрудник может до конца 2020 года. Форму уведомления можно разработать самостоятельно, а затем распечатать в двух экземплярах на каждого сотрудника

2. Выдайте работникам бланки заявлений.

Подготовьте для всех сотрудников шаблоны заявлений. Они должны быть в двух вариантах:

• заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
• заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Если сотрудник заявление не написал — продолжайте вести бумажную трудовую книжку. Сотрудник может передумать и отказаться от бумажной трудовой книжки в любой момент и написать заявление — о желании перейти на электронную трудовую.

3. Проверьте бумажные трудовые книжки.

Проверьте правильно ли заполнены бумажные трудовые книжки. Обратите внимание на опорные точки:

• Личные данные (ФИО, дата рождения, образование, специальность);
• Даты о приемах, переводах и увольнениях;
• Названия компаний и должностей;
• Наличие печатей;
• Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
• Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
• Наличие записей о переводах;
• Формулировки записей об увольнении.

4. Подготовьтесь к сдаче отчетности СЭВ-ТД.

С 1 января 2020 года работодателям нужно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Отчёт нужно сдать в текущем году, если произошли кадровые изменения или работник подал заявление, как в 2021 году вести трудовую книжку. Подать форму впервые следует до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в  котором произошел одно из следующих событий:

• компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
• сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.

Обратите внимание, что компании численностью 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если сотрудников меньше, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге.

5. Заведите электронную почту для заявлений.

С 2020 года работодатели обязаны выдавать сведения о трудовой деятельности по заявлению работников не только в бумажном, но и в электронном виде. При этом у работника должна быть возможность направить заявление о выдаче на электронную почту (66.1 ТК РФ). Для этих целей потребуется специальный ящик корпоративной электронной почты.

6. Измените внутреннюю кадровую документацию.

Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка потребуется обновить разделы «Прием на работу» и «Выдача сведений о трудовой деятельности». В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ (Таблица 1).

Таблица 1

Изменения внутренних документов по кадрам