Электронные трудовые книжки с 2020 года стали прочно входить в нашу жизнь. Как перейти на электронные трудовые книжки, нужно ли уведомлять о переходе работника, и как по-новому вести документацию по кадрам? Даём пошаговую инструкцию.

Электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате, она не имеет физического носителя.

Сведения о трудовом стаже ПФР теперь хранит в электронном виде, а все сведения книжки можно посмотреть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг. Перейти с бумажных трудовых книжек на электронные необходимо всем компаниям и ИП начиная с 1 января 2020 года. Также для работодателей появился новый вид отчётности перед пенсионным фондом — СЭВ-ТД.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Бумажные трудовые книжки останутся, но лишь для тех сотрудников, кто трудоустроился до 2021 года. У таких сотрудников есть выбор: сохранить документ в бумажном виде или перейти на электронную трудовую книжку. До 31 декабря 2020 года они должны определится и написать соответствующее заявление работодателю. Тем, кто начнёт работать в 2021 году и позднее, трудовые книжки будут оформляться исключительно в электронном виде.

Как перейти на электронные трудовые книжки за 6 шагов?

1. Уведомьте сотрудников.

Работодателю нужно уведомить о предстоящем переходе на электронные трудовые книжки всех сотрудников и не забыть тех, кто находится в отпуске или в декрете и разъяснить, что работники вправе выбрать, в какой форме работодатель будет вести их трудовые книжки далее.

Попросите работников принять решение в конкретном месяце, например — в сентябре 2020 года. Но помните, что можно именно попросить, а не требовать. Определиться с выбором сотрудник может до конца 2020 года. Форму уведомления можно разработать самостоятельно, а затем распечатать в двух экземплярах на каждого сотрудника

2. Выдайте работникам бланки заявлений.

Подготовьте для всех сотрудников шаблоны заявлений. Они должны быть в двух вариантах:

заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Если сотрудник заявление не написал — продолжайте вести бумажную трудовую книжку. Сотрудник может передумать и отказаться от бумажной трудовой книжки в любой момент и написать заявление — о желании перейти на электронную трудовую.

3. Проверьте бумажные трудовые книжки.

Проверьте правильно ли заполнены бумажные трудовые книжки. Обратите внимание на опорные точки:

Личные данные (ФИО, дата рождения, образование, специальность);
Даты о приемах, переводах и увольнениях;
Названия компаний и должностей;
Наличие печатей;
Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
Наличие записей о переводах;
Формулировки записей об увольнении.

4. Подготовьтесь к сдаче отчетности СЭВ-ТД.

С 1 января 2020 года работодателям нужно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Отчёт нужно сдать в текущем году, если произошли кадровые изменения или работник подал заявление, как в 2021 году вести трудовую книжку. Подать форму впервые следует до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:

компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.

Обратите внимание, что компании численностью 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если сотрудников меньше, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге.

5. Заведите электронную почту для заявлений.

С 2020 года работодатели обязаны выдавать сведения о трудовой деятельности по заявлению работников не только в бумажном, но и в электронном виде. При этом у работника должна быть возможность направить заявление о выдаче на электронную почту (66.1 ТК РФ). Для этих целей потребуется специальный ящик корпоративной электронной почты.

6. Измените внутреннюю кадровую документацию.

Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка потребуется обновить разделы «Прием на работу» и «Выдача сведений о трудовой деятельности». В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ (Таблица 1).

Таблица 1

Изменения внутренних документов по кадрам

Правила внутреннего трудового распорядка. Приём на работу

Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности

1. Прием на работу и увольнение.

1.1. Прием на работу в организацию производится на основании заключенного трудового договора.

1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
диплом или иной документ о полученном образовании (полном или неполном) и (или) документ, подтверждающий специальность или квалификацию; документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

4. Обязанности работодателя.

4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанном в заявлении работника:

на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
при увольнении — в день прекращения трудового договора.

4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя. При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

наименование работодателя;
должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
адрес электронной почты работника;
собственноручная подпись работника;
дата написания заявления.

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Семинар раскрывает слушателям все изменения трудового законодательства в области «электронной» книжки и новой обязательной отчетности перед ПФР, начиная с 1 января 2020 года.

Управление персоналом

К списку статей

Нравится

Комментарии 0Комментировать

Авторизоваться - для того, чтобы оставить комментарий.

Вам могут быть также интересны семинары:

Правила проведения внутреннего кадрового аудита
Курс повышения квалификации

18-20 Мая 2022
Иностранные работники в 2022 году: кадровые, правовые и налоговые аспекты
Семинар

1-2 Декабря 2022
Практикум трудовых отношений с гражданами Белоруссии, Казахстана, Киргизии, Армении и «Патентными» иностранцами в России
Семинар

2 Декабря 2022

Новые статьи

Категории статей

Переходим на электронные трудовые книжки: пошаговый алгоритм

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Как перейти на электронные трудовые книжки за 6 шагов?

Рекомендуем