Бесплатный звонок
по всей России
8800 234 5522
Всё о КЭДО: как внедрить кадровый электронный документооборот в 2022 году21.06.2022 В 2022 году организации и ИП могут вести кадровый документооборот в электронном виде. Как для работодателя, так и для работника — это право, но не обязанность. Об особенностях внедрения, плюсах и минусах — в материале. Плюсы и минусы кадрового электронного документооборотаРаботодатели могут создавать, использовать и хранить документы, связанные с трудовыми отношениями, в электронном виде. Основные положения, порядок ведения документооборота и взаимодействия между сторонами трудовых отношений закреплены в Трудовом кодексе РФ:
У электронного документооборота есть свои достоинства и недостатки (таблица 1). Таблица 1. Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота
Как работает КЭДОРаботодатель может создать документ в электронной форме, подписать его электронной подписью и выгрузить в систему. Сотрудник (а также соискатель при приёме на работу) может ознакомиться и подписать электронный документ в своём личном кабинете. Какие документы нужно вести на бумагеПеревести в бумажный формат можно не все документы. Строго на бумаге нужно вести:
Как перейти на кадровый электронный документооборотСоздайте внутренние локальные нормативные акты (Приказ о внедрении КЭДО, Положение о КЭДО). Опишите порядок работы с системой. Нужно зафиксировать, как именно будет происходить переход, а также порядок ведения электронного кадрового документооборота. Вот позиции, которые стоит предусмотреть:
Придерживайтесь следующего алгоритма: 1. Назначьте приказом лицо, ответственное за ведение КЭДО. Особых требований к форме приказа нет, но рекомендуется обязательно указать ФИО работника, должность, подразделение, прописать обязанности, например, разработку локальных актов о переходе, ознакомление персонала с новыми правилами, уведомление работников и сбор их согласий (заявлений) на переход и т.п. 2. Выберите систему для ведения КЭДО. Кадровый электронный документооборот можно вести двумя способами.
3. Решите вопрос с электронными подписями. Без ЭП невозможна сама система кадрового документооборота. Подписи должны быть и у работодателя, и у работников. Работодатель может подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП) электронной подписью. Некоторые виды документов в КЭДО работодатель может подписать только УКЭП, а работник — любой усиленной электронной подписью, отдельные документы простой электронной подписью (ПЭП) — таблица 2. Таблица 2. Электронные подписи в КЭДО
4. Ознакомьте всех сотрудников с положением о КЭДО. Направьте им уведомление о переходе на систему кадрового электронного документооборота. От сотрудников необходимо получить согласие или отказ. Если сотрудники в данный момент не хотят присоединиться к КЭДО, они могут присоединиться к нему позже. А те, кто согласился, уже не смогут вернуться к бумажному документообороту. Если сотрудник не сказал ни «да», ни «нет», его документы следует оставить в бумажной форме. Согласие необходимо от работников, у которых уже есть рабочий стаж. Если по состоянию на 31 декабря 2021 года у сотрудника не было трудового стажа, его согласия не требуется, на КЭДО он переводится автоматически. 5. Проинструктируйте сотрудников, согласившихся на КЭДО, по работе с системой и оформите для них цифровые подписи. Как хранить кадровые электронные документыЭлектронные кадровые документы нужно передавать на хранение в архив. Сроки их хранения не отличаются от бумажных аналогов. Передаваемые в архив документы должны соответствовать единым требованиям к формату и составу. Их введут с марта 2023 года. Самые важные изменения в кадровой работе в 2022 году, в том числе правила внедрения электронного документооборота (ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ) рассмотрим на курсе повышения квалификации: «Актуальные изменения трудового законодательства. Особенности правового регулирования кадрового делопроизводства в 2022 году». Комментарии 0Комментировать
Авторизоваться - для того, чтобы оставить комментарий. Вам могут быть также интересны семинары:
|
Новые статьи
Категории статей |
Наши услуги |
Обучение по темам |
Компания |
Услуги: Аудит, бухучет, консалтинг. Обучение: семинары, тренинги, курсы, повышение квалификации. ©2003-2020 ФинКонт. Все права защищены. Информация на сайте ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями ч. 2 ст. 437 ГК РФ |
Присоединяйтесь к нам в соцсетях ![]() ![]() |