Бесплатный звонок
по всей России
8800 234 5522
Документооборот в государственном архиве: рассказываем о нюансах СЭД и СХЭД30.03.2021 Документооборот в государственном архиве давно начали переводить в электронный формат в соответствии с новыми регламентами и инструкциями. Есть требования к системам электронного документооборота (ЭДО) и хранения электронных документов в архивах госорганов. Со всеми нормативами и технологиями можно ознакомиться в рамках курса «Электронный архив». В материале рассмотрим основные особенности. В чём разница между хранением электронных документов и электронным архивомС помощью системы электронного документооборота можно существенно сократить трудовые затраты на обработку документов, сделать функциональнее систему классификации, анализа, создания и поиска документов. Но нужно различать понятия «электронный архив» и «хранение электронных документов». Электронный архив представляет собой набор упорядоченных скан-копий бумажных или электронных документов. Он создаётся с помощью программного обеспечения. Электронные копии документов помещаются в базу данных, но это не хранение, а лишь облегчение доступа. Сам электронный документ является полноценным документом, а не скан-копией бумажного. Хранение электронных документов — это часть системы хранения документов организации, являющейся одним из основных процессов делопроизводства. Каждый бумажный или электронный документ должен храниться в течение установленных сроков и с соблюдением правил хранения. В чём преимущества электронного архива и электронного документооборотаЭлектронный архив имеет аналогичные преимущества с электронным документооборотом. Вот четыре из них.
К документообороту в государственном архиве предъявляют особые требования. Как правильно организовать электронный документооборотДокументооборот в государственном архиве подчиняется регламентам и требованиям ГОСТов и правовых актов. На их основе описываются правила рассмотрения, обработки, исполнения и хранения документов. Главные нормы всех правовых актов, касающихся организации работы с документами в госорганах при организации внутренней деятельности, содержатся в сводном регламентирующем документе — «Типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота (СЭД) системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов» и утверждены приказом Федерального архивного агентства № 69 от 15.06.2020. Включение, учёт, хранение и доступ к электронным документам и электронным копиям документов обеспечивает информационная система СХЭД. К СХЭД предъявляют 7 обязательных требований:
Аналогичные принципы можно применять и в работе СЭД и СХЭД коммерческой организации. Как хранить электронные документыХранение электронных документов должно соответствовать нормам безопасности, следует свести к минимуму вероятность сбоев и прочих факторов, которые могут привести к потере накопленных данных. В рамках автоматизированной системы документ имеет непрерывный жизненный цикл от создания до уничтожения. На протяжении всего жизненного цикла, в том числе, в течение всего срока хранения формируются связанные с документом метаданные. К управлению документами в СЭД и СХЭД предъявляют функциональные требования. Два из них являются общими:
Системно-технические требования, такие как требования к информационной безопасности, надежности, интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД компания может разработать индивидуально. Как передать электронные документы в СХЭДФормат контейнеров ЭД определён типовыми требованиями. Это «zip-архив, включающий контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A». Документы в организациях могут храниться и в других информационных системах, не подходящих под общие правила делопроизводства. Например, ERP. Для них нужно разработать дополнительные правила, по которым документы будут передаваться на хранение в СХЭД.
Как учитывать и хранить документы в СХЭДУчёт электронных документов в СХЭД во многом аналогичен учёту бумажных документов. Спецификой обладают документы, типичные для госорганов (приказы, письма и т.п.). В плане хранения СХЭД даёт следующие преимущества:
Использование ЭД, включенных в СХЭД предполагает:
Специфических требований к документообороту в государственном архиве довольно много. Разобраться в них помогут курсы «Электронный архив». РекомендуемСовременные технологии электронного документооборота. Курс в Москве + Онлайн-трансляция В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы электронного документооборота в компании. Изучат проверенные эффективные современные технологии электронного документооборота. Современный архив. Нормативы, технологии, автоматизация. Курс в Санкт-Петербурге + Онлайн-трансляция В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам государственного регулирования и законодательства в архивном деле, научатся оформлению дел для передачи на архивное хранение под руководством практикующего специалиста Государственного Архива и разберутся в сложных вопросах электронных архивов. Комментарии 0Комментировать
Авторизоваться - для того, чтобы оставить комментарий. Вам могут быть также интересны семинары:
|
Новые статьи
Категории статей |
Наши услуги |
Обучение по темам |
Компания |
Услуги: Аудит, бухучет, консалтинг. Обучение: семинары, тренинги, курсы, повышение квалификации. ©2003-2020 ФинКонт. Все права защищены. Информация на сайте ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями ч. 2 ст. 437 ГК РФ |
Присоединяйтесь к нам в соцсетях ![]() ![]() |